Voluntro - Snelstartgids voor managers en lezers

1Jouw rol

Voluntro kent drie rollen. Deze gids gaat over de twee die het dagelijkse werk doen.

Manager - je beheert de dagelijkse gang van zaken: taken, planning, leden en teams. Je kunt wijzigen.
Lezer - je kunt alles volgen wat er speelt, maar niets aanpassen. Handig voor bestuursleden die willen meekijken.
Beheerder - daarnaast ook instellingen, e-mail en gebruikersbeheer. Valt buiten deze gids.

Wat mag je precies?

Scherm	Manager	Lezer
Dashboard	Ja	Ja
Monitoring en Dagoverzicht	Ja	Ja
Takenlijst bekijken	Ja	Ja
Taak openen en aanpassen	Ja	Nee
Planning, periode en weekschema bekijken	Ja	Ja
Periode of categorie aanmaken en wijzigen	Ja	Nee
Ledenlijst en aanmeldingen van een lid	Ja	Ja
Lid toevoegen, wijzigen of importeren	Ja	Nee
Wijzigingsverzoeken beoordelen	Ja	Nee
Instellingen › Teams	Ja	Nee
Instellingen › Seizoenen (bekijken)	Ja	Ja
Betrokkenheid	Ja	Ja
Instellingen › Vereniging, Huisstijl, E-mailsjablonen, SMTP, Beheerders	Nee	Nee
E-mails	Nee	Nee
Ontwikkeling (Stijlgids, Feedback)	Nee	Nee

Je menu toont alleen wat je mag openen De regels met Nee hierboven kom je in je menu dus niet tegen. Zie je een scherm niet staan waar een collega het wel over heeft, dan heeft die een andere rol.

2De basis van het scherm

Elk scherm heeft dezelfde opbouw. Als je deze drie dingen kent, kun je overal komen.

De blauwe balk bovenin toont het clublogo en rechts de seizoenkiezer en je eigen initialen. Via je initialen log je uit.
De seizoenkiezer (bijvoorbeeld Seizoen 2026-2027) bepaalt welk seizoen je overal ziet. Zie je onverwacht lege schermen, controleer dan eerst of hier het goede seizoen staat.
Het menu links is je navigatie. Het rode bolletje achter Leden telt de openstaande wijzigingsverzoeken.

Eerste keer inloggen Je krijgt een uitnodiging per e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen. Daarna log je in via het webadres van je eigen club, met /admin erachter. Dat adres staat in je uitnodigingsmail.

3Dashboard: je dagelijkse check

Het startscherm beantwoordt in een oogopslag de enige vraag die er dagelijks toe doet: staan er gaten in de komende week?

Het dashboard met kengetallen en openstaande taken — Het dashboard: kengetallen bovenin, openstaande taken eronder

De kengetallen

Leden - het aantal leden dat meedoet in het gekozen seizoen.
Geen aanmelding - leden die zich nog voor geen enkele taak hebben ingeschreven. Dit is je belangrijkste stuurgetal aan het begin van een periode.
Aanmeldingen (7d) en Afmeldingen (7d) - de beweging van de afgelopen week. Loopt het aantal afmeldingen op, dan is er iets aan de hand.
Taken uitgevoerd en Niet uitgevoerd - de aanwezigheid die is geregistreerd na afloop van een taak.

Openstaande taken (komende 7 dagen)

Hieronder staan de taken van de komende week die nog niet vol zijn. De kolom Ingevuld laat in rood zien hoeveel van de benodigde plekken bezet zijn: 2/3 betekent twee van de drie vrijwilligers geregeld. Via Bekijk alles in Monitoring zie je het volledige beeld.

Aan de slag Rechts staat een checklist voor het inrichten van een seizoen en een periode. Zodra alle stappen zijn afgevinkt, kun je die kolom negeren. Dit is werk van de beheerder.

4Monitoring: bezetting per week

Waar het dashboard naar zeven dagen kijkt, geeft Monitoring je vier weken vooruit. Dit is het scherm waar je wekelijks je gaten opspoort.

Monitoring met vier weektabbladen, dagkolommen en een tabel met openstaande taken — Monitoring: kies een week, zie per dag de bezetting per categorie

Kies een week via de vier tabbladen bovenin. Achter elke week staat direct hoeveel taken er zijn en hoeveel er nog open staan, bijvoorbeeld 10 taken · 5 open.
Bekijk de dagen. Per dag zie je een balkje per categorie met het percentage en de verhouding, bijvoorbeeld Bardienst 70% - 7/10. Dagen zonder taken tonen een streepje.
Werk de tabel af. Onder Openstaande taken staat elke taak met een vrije plek, met periode, datum, tijd, categorie en het aantal open plekken. Met Bewerken ga je direct naar die taak om iemand in te schrijven. Alleen voor managers.

Praktische volgorde Werk van boven naar beneden door de tabel: de eerstvolgende datum is het meest urgent. Een taak van over drie weken vult zichzelf vaak nog.

5Dagoverzicht: de wedstrijddag

Dit is het scherm dat je op zaterdag openhoudt. Het toont per tijdslot wie er komt, met telefoonnummer.

Dagoverzicht met per categorie de tijdsloten en de aangemelde vrijwilligers — Dagoverzicht: alle taken van een dag, gegroepeerd per categorie

Je opent het via Monitoring en daarna een dag, of rechtstreeks door bovenin een datum te kiezen. Per categorie zie je de tijdsloten, de namen van de vrijwilligers en rechts de bezetting (2/3 aangemeld).

Wat je hier doet

Iemand bellen die niet komt opdagen. Het telefoonnummer staat achter de naam en is aanklikbaar.
Een gat opvullen. Staat er Geen aanmeldingen of is de taak niet vol, gebruik dan Bewerken om iemand in te schrijven. Alleen voor managers.
Aanwezigheid registreren. Na afloop leg je vast wie er was met Aanwezig of Afwezig, of in een keer met Allemaal aanwezig. Alleen voor managers; als lezer zie je wel wat er is geregistreerd.

Afwezig melden stuurt een e-mail Alleen voor managers. Zet je iemand op Afwezig, dan krijgt dat lid automatisch bericht dat de aanwezigheid niet is geregistreerd. Dat kun je niet terugdraaien. Het systeem vraagt je daarom eerst om een bevestiging. Bel bij twijfel liever eerst.

6Een taak aanpassen

Via Bewerken kom je op het scherm van een enkele taak. Hier regel je in- en uitschrijvingen. Dit hele scherm is alleen voor managers; als lezer zie je de knop Bewerken niet staan.

Taakdetail met capaciteit, inschrijvingen en de mogelijkheid een lid in te schrijven — Taakdetail: capaciteit bovenin, inschrijvingen eronder

Een lid inschrijven

Kies onderaan bij Selecteer een lid... de persoon.
Klik op Inschrijven. Het lid krijgt een bevestiging per e-mail met de datum en tijd.

Een lid uitschrijven

Klik op Uitschrijven achter de naam. Ook hiervan krijgt het lid bericht, zodat niemand voor niets komt opdagen.

Capaciteit wijzigen

Heb je meer of minder mensen nodig, pas dan Capaciteit aan en klik op Taak bijwerken. Je kunt de capaciteit niet lager zetten dan het aantal mensen dat al is ingeschreven; schrijf dan eerst iemand uit.

Datum en tijd staan vast zodra er iemand is aangemeld Dat is expres. Mensen hebben zich op dat tijdstip ingeschreven en gaan er vanuit dat het klopt. Moet een taak echt verplaatst worden, annuleer hem dan en maak een nieuwe aan.

Een taak annuleren

Onderaan staan twee rode knoppen. Het verschil is belangrijk:

Annuleren (inschrijvingen behouden) - de taak vervalt, maar de aanmeldingen blijven zichtbaar. Gebruik dit als de taak later alsnog doorgaat.
Annuleren (inschrijvingen verwijderen) - de taak vervalt en iedereen wordt uitgeschreven. Gebruik dit als de taak definitief niet doorgaat.

7Alle taken

Onder Taken staat de volledige lijst van het seizoen, met filters.

Het takenoverzicht met filters op periode, categorie en datum — Takenoverzicht: gebruik de filters om snel bij de juiste taak te komen

Filter op Periode, Categorie en een datumbereik met Van en Tot. De kolom Capaciteit toont de bezetting als verhouding, bijvoorbeeld 2/3.

Gebruik dit scherm als je een specifieke taak zoekt, bijvoorbeeld omdat een lid belt over een bepaalde datum. Voor het dagelijkse gaten-vullen is Monitoring sneller, omdat die alleen laat zien wat nog niet vol is.

Een losse taak toevoegen Met Taak aanmaken rechtsboven zet je een eenmalige taak in de agenda die niet uit het weekschema volgt, bijvoorbeeld een toernooi of een klusdag. Alleen voor managers.

8Planning bekijken

De planning is de basis waar alle taken uit voortkomen: een periode, met categorieën, met een weekschema.

Planningsoverzicht met de periodes van het seizoen — Planning: de periodes binnen het gekozen seizoen

Periodedetail met de categorieën binnen de periode — Binnen een periode staan de categorieën, zoals Bardienst en Keuken

Weekschema van de categorie Bardienst met vier tijdsloten op zaterdag — Het weekschema van een categorie: welke tijdsloten op welke dag, met capaciteit

Het weekschema bepaalt het patroon: in dit voorbeeld draait Bardienst elke zaterdag vier diensten, met capaciteit 3, 3, 2 en 2. Onder Datums selecteren zie je op hoeveel van de mogelijke datums de categorie daadwerkelijk draait, bijvoorbeeld 17/17. Uit dat patroon plus die datums maakt Voluntro de losse taken.

Gepubliceerd of concept Achter de naam van de categorie staat de status. Alleen een Gepubliceerd categorie is zichtbaar voor leden en kan aanmeldingen krijgen. Een categorie in concept is nog van jou alleen. Depubliceren kan alleen een beheerder: de knop Depubliceren op het weekschema zie je als manager of lezer niet staan.

Herinnering versturen

Rechtsboven op het periodescherm staat Herinnering versturen. Daarmee stuur je een reminder naar de leden die zich nog nergens voor hebben ingeschreven. Onder de titel zie je wanneer de leden voor deze periode zijn uitgenodigd. Dit is je belangrijkste knop als het getal Geen aanmelding op het dashboard te hoog blijft. Alleen voor managers.

Vrije dagen

Onderaan het periodescherm staan de vrije dagen: feestdagen en vakanties. Datums die je hier toevoegt worden automatisch uit het planningsschema gehaald, zodat er geen taken op vallen. Vul een start- en einddatum in met een omschrijving, bijvoorbeeld Herfstvakantie, en klik op Toevoegen. Toevoegen en verwijderen is alleen voor managers; als lezer zie je de vrije dagen wel staan.

9Leden

De ledenlijst is je naslagwerk: wie zit in welk team, en waar heeft iemand zich voor ingeschreven?

Ledenlijst met zoekvelden, teamfilter en statusfilter — Leden: zoek op naam of e-mail en filter op team of status

Zoeken kan op naam en op e-mailadres. Je hoeft niet het hele woord te typen.
Filteren kan op team en op status. Zo vind je bijvoorbeeld snel alle leden van JO19-1.
Aanmeldingen achter een lid toont waar diegene zich voor heeft ingeschreven. Dit is het antwoord op de meest gestelde vraag aan de telefoon.
Bewerken opent de gegevens van het lid. Alleen voor managers.
De markering Vrijgesteld betekent dat dit lid geen taken hoeft te doen.

10Wijzigingsverzoeken

Leden kunnen zelf hun e-mailadres of telefoonnummer aanpassen. Die wijziging gaat niet direct door: jij keurt hem goed. Dit hele hoofdstuk is alleen voor managers.

Wijzigingsverzoeken met per verzoek de huidige en de nieuwe waarde — Per verzoek zie je precies wat er verandert: huidig naast nieuw

Je komt hier via het rode bolletje achter Leden in het menu, of via de knop wijzigingsverzoeken bovenaan de ledenlijst. Per verzoek staat het lid, de datum en een tabel met Veld, Huidig en Nieuw.

Goedkeuren - de nieuwe gegevens worden overgenomen en het lid krijgt bericht.
Afwijzen - de gegevens blijven zoals ze waren en het lid krijgt bericht.

Waarom deze stap bestaat Het e-mailadres is waarmee een lid inlogt en waarop de bevestigingen binnenkomen. Een typefout betekent dat iemand geen taken meer ontvangt. Even meekijken voorkomt dat. Het lid heeft zijn nieuwe adres al per e-mail bevestigd voordat het verzoek bij jou terechtkomt.

Verwerk de wijziging ook in Sportlink

Dit is de belangrijkste stap van dit hoofdstuk en het is handwerk. Sportlink is de bron van de ledenadministratie; Voluntro krijgt die gegevens binnen via een CSV-import. Er is geen koppeling terug: keur je een verzoek goed, dan staat het nieuwe e-mailadres of telefoonnummer alleen in Voluntro.

Keur het verzoek goed in Voluntro.
Voer dezelfde wijziging direct door in Sportlink.

Maak stap 2 altijd af Sportlink blijft de bron van de ledengegevens. Bij de eerstvolgende ledenimport worden de gegevens uit Sportlink weer overgenomen, ook als je het verzoek in Voluntro al hebt goedgekeurd. Werk je Sportlink direct bij, dan staat overal hetzelfde adres en blijft het lid bereikbaar.

Behandel het goedkeuren in Voluntro en het bijwerken in Sportlink dus als een handeling die je in een keer afmaakt, niet als twee losse klusjes.

11Teams

Teams bepalen hoe leden gegroepeerd zijn en welke groepen zijn vrijgesteld van taken.

Teamoverzicht met per team het aantal leden — Teams: de indeling van de vereniging, met vrijgestelde teams

Je vindt dit scherm via Instellingen › Teams in het menu. Per team zie je of het is vrijgesteld en hoeveel leden er in zitten.

Een team dat is aangemerkt als vrijgesteld telt niet mee in de verplichting: die leden hoeven geen taken te doen. Denk aan de jongste jeugd. Met Gedeactiveerde teams tonen haal je ook de teams erbij die niet meer in gebruik zijn. Dit scherm is alleen voor managers.

12Betrokkenheid

Hier zie je wie er meedoet en wie achterblijft, per team en per lid.

Betrokkenheid met teaminzet top 5 en onderste 5, en leden onder minimum — Betrokkenheid: de best en slechtst presterende teams, en de leden onder het minimum

Teaminzet toont de Top 5 en de Onderste 5 teams. De onderste vijf zijn de teams waar je je teamleider op kunt aanspreken.
Leden onder minimum telt de leden die nog niet aan hun verplichting voldoen. Met Toon leden krijg je de namen.
Vrijgestelde teams laat zien welke teams buiten de telling vallen.

Vroeg in het seizoen is dit getal altijd hoog Zolang er nog weinig taken zijn geweest, staat vrijwel iedereen onder het minimum. Dit scherm wordt pas echt bruikbaar halverwege een periode.

13Op je telefoon

Voluntro werkt op je telefoon. Precies wat je nodig hebt als je op de club rondloopt.

Het dagoverzicht op een telefoonscherm — Dagoverzicht op de telefoon

Monitoring op een telefoonscherm — Monitoring op de telefoon

Het menu zit achter het icoon linksboven. De telefoonnummers in het dagoverzicht zijn aanklikbaar, dus je belt een vrijwilliger die niet is komen opdagen rechtstreeks vanaf het scherm.

Zet Voluntro op je beginscherm

Werk je vaak vanaf je telefoon, zet Voluntro dan als icoon op je beginscherm. Je opent het daarna met een tik, zonder eerst het webadres te typen, en het start meteen in het beheerscherm zonder adresbalk eromheen.

iPhone en iPad (Safari) - open Voluntro, tik onderin op Deel (het vierkantje met de pijl omhoog), scrol naar Zet op beginscherm en tik op Voeg toe.
Android (Chrome) - open Voluntro, tik rechtsboven op de drie puntjes en kies Toevoegen aan startscherm of App installeren.

Doe dit vanuit het beheer Voeg de pagina toe terwijl je op het inlogscherm of ergens in het beheer staat. Vanaf een ander deel van Voluntro krijg je een gewone bladwijzer in plaats van een icoon dat het beheerscherm opent.

14Je vaste routine

Als je verder niets onthoudt, onthoud dit.

Elke week

Open Monitoring en loop de vier weken langs.
Vul de gaten in de eerstvolgende week op via Bewerken (manager).
Handel openstaande wijzigingsverzoeken af (rood bolletje bij Leden, manager).
Verwerk elke goedgekeurde wijziging ook in Sportlink, anders draait de volgende import hem terug.

Op de wedstrijddag

Open het Dagoverzicht van vandaag.
Controleer of alle diensten bezet zijn.
Bel wie er ontbreekt, het nummer staat erbij.
Registreer na afloop de aanwezigheid (manager).

Halverwege een periode

Kijk bij Betrokkenheid naar de onderste vijf teams.
Spreek teamleiders aan op leden onder het minimum.

Twijfel je of je iets mag wijzigen? Als lezer kun je niets kapotmaken: je kunt alleen kijken. Als manager geldt: alles wat een e-mail naar een lid stuurt (in- en uitschrijven, afwezig melden, een taak annuleren) is niet terug te draaien. De rest wel.